Terms of Service - DMS System

TERMS OF SERVICE – DMS SYSTEM

Last Updated: February 12, 2026

IMPORTANT: Before using DMS System, please read this document carefully. By accessing or using the system, you confirm that you have read, understood, and accepted these Terms of Service. If you do not agree with them, you must refrain from using the system.

1. Acceptance and Scope of Terms

These Terms govern the access and use of DMS System. By using the system, you declare that you have the legal capacity to accept this agreement. If you use the system on behalf of an organization, you warrant that you have the necessary authority to bind it to these Terms.

Continued use of the system implies acceptance of the current version of these Terms and the corresponding Privacy Policy.

2. Modifications to the Terms

IT PROGRAMMING CORP as the owner of DMS System may update or modify these Terms at any time. Modifications will take effect upon their publication in the system or on the official website. It is the User's responsibility to periodically review this document. Use of the system after any update constitutes acceptance of the changes.

3. System Changes and Service Availability

IT PROGRAMMING CORP may modify, suspend, or discontinue DMS System in whole or in part, without prior notice. This includes changes to functionalities, operating hours, or availability of modules.

While reasonable efforts are made to keep the system available and stable, there is no guarantee that it will function without interruptions, errors, or failures. Scheduled or unscheduled maintenance may temporarily affect access.

4. Intellectual Property

4.1 Content and Software

All content of DMS System—including designs, texts, graphics, logos, icons, images, forms, source code, databases, and documentation—is the property of IT PROGRAMMING CORP or its licensors and is protected by intellectual property laws.

4.2 Trademarks and Distinctive Signs

The trademarks, trade names, logos, and other distinctive signs associated with IT PROGRAMMING CORP or DMS System are the exclusive property of the company. No right of use is granted without prior written authorization.

4.3 Limited License

The User is granted a limited, revocable, non-exclusive, and non-transferable license to use DMS System solely for operational purposes related to healthcare services. Any unauthorized use, including reproduction, distribution, or modification of content, is prohibited.

5. Confidentiality

5.1 Confidential Information

Confidential Information is considered to be all non-public information that one party discloses to the other and that, by its nature or circumstances, should be understood as confidential. This includes, without limitation, the architecture, design, business logic, pricing, and documentation of DMS System.

5.2 Obligations

The receiving party shall protect Confidential Information with the same level of care it uses to protect its own sensitive information, and may not disclose it to third parties except to employees or contractors who need to know it and are subject to equivalent confidentiality obligations.

5.3 Exclusions

Information is not considered confidential if it:

Is in the public domain without breach of these Terms.
Was already known to the receiving party without confidentiality obligation.
Is legitimately received from a third party without restrictions.
Is independently developed without use of confidential information.

Information may be disclosed if required by law or court order, with prior notice to the disclosing party when possible.

6. Regulatory Compliance, HIPAA and PHI

If you are a healthcare provider or an entity covered by HIPAA, you acknowledge that the use of DMS System may involve the processing of Protected Health Information (PHI). In such case, your use of the system will be subject to a Business Associate Agreement (BAA) between you and IT PROGRAMMING CORP.

You are responsible for ensuring that the use of the system complies with HIPAA and other applicable federal and state laws.

6.1 Employee Access

Providers may authorize their employees to use the system. The provider will be responsible for the actions of such employees, including unauthorized access or privacy violations.

6.2 Training

Providers commit to training their staff in the use of the system, in privacy and security obligations, and in compliance with these Terms.

6.3 Patient Consent

The provider declares that they have obtained all necessary consents and authorizations before entering or transferring health information to the system.

7. Accounts and Credentials

7.1 Verification

IT PROGRAMMING CORP may verify the identity or professional status of users registered as providers. If verification is not possible, the account may be suspended or canceled.

7.2 Credential Security

The User is responsible for maintaining the confidentiality of their username, password, and any other access data. All activity performed with their credentials will be considered performed by the User.

8. Permitted Use and Prohibitions

The User agrees to use DMS System only for legitimate purposes and in accordance with the law. The following is prohibited:

Attempting to compromise the security of the system.
Accessing without authorization to accounts or data of third parties.
Modifying, decompiling, or reverse engineering the software.
Using mass data extraction techniques without permission.
Publishing false, offensive, illegal content, or content that violates third-party rights.
Using the system for fraudulent or illicit activities.
Infringing intellectual property rights.

9. Consequences of Non-Compliance

IT PROGRAMMING CORP may suspend or cancel your account if it detects breaches of these Terms or activities that put the security of the system or other users at risk.

The User will be responsible for any damage, fine, or cost resulting from their non-compliance.

10. Payments, Plans, and Cancellations

Service fees and features will depend on the contracted plan. Fees must be paid within the established time periods. Unless otherwise provided by law, payments are non-refundable.

Delays in payments may result in service suspension and additional charges.

11. Duration and Termination

These Terms will remain in effect while there is an active relationship between the User and IT PROGRAMMING CORP.

Plans may be automatically renewed unless prior notice of non-renewal is given.

After termination, access to the system will cease immediately. IT PROGRAMMING CORP may offer a limited period to export data before permanently deleting it.

12. Disclaimer

DMS System is provided "as is" and "as available." IT PROGRAMMING CORP does not guarantee that the system will be free from errors, interruptions, or failures.

13. Electronic Signature

DMS System includes functions that allow Users to sign documents, consents, authorizations, and other records through electronic signature. By using these functions, you acknowledge and agree to the following:

13.1 Legal Validity

Electronic signatures generated through DMS System have the same validity and legal effect as a handwritten signature, provided that applicable law permits. This includes, among others, the provisions of the Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) and the Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

13.2 Healthcare Provider Responsibility

If you are a healthcare provider, you declare and warrant that:

You will use the electronic signature function only for documents that can be electronically signed according to law.
You have adequately informed patients about the use of electronic signatures.
You have obtained any additional consent required by state or federal regulations.
You will verify the identity of signers when necessary.

13.3 Excluded Documents

Some documents cannot be electronically signed according to applicable law, such as:

Wills or testamentary documents.
Documents related to family law (for example, adoptions or divorces).
Certain forms regulated by government agencies that require handwritten signature.

IT PROGRAMMING CORP is not responsible for determining whether a specific document can or cannot be electronically signed. That responsibility rests exclusively with the User or Healthcare Provider.

13.4 Record and Retention

DMS System stores technical evidence of each electronic signature, including:

Date and time of signature.
Identity of the signer according to the information provided.
IP address or device identifier.
Version of the signed document.

The User is responsible for retaining additional copies if required by their organization or applicable regulations.

13.5 Limitation of Liability

IT PROGRAMMING CORP will not be responsible for:

Electronic signatures obtained without proper patient consent.
Errors arising from incorrect signer identity.
Misuse of electronic signature functions by employees, agents, or third parties authorized by the User.
Documents that, by law, cannot be electronically signed.

13.6 User Acceptance

By using the electronic signature function, you agree that:

You understand the legally binding nature of electronic signature.
You authorize IT PROGRAMMING CORP to store and process the information necessary to complete the signature process.
You will not dispute the validity of an electronic signature solely because it is not handwritten.

14. Notifications

Notifications must be made in writing. IT PROGRAMMING CORP may send communications to the email address registered by the User or through notices within the system.

15. Applicable Law and Jurisdiction

These Terms will be governed by the laws of the State of Florida. Any dispute will be resolved exclusively in state or federal courts located in Florida.

16. Privacy Policy

The Privacy Policy describes how information processed in DMS System is collected, used, and protected.

17. Cookies

The system may use cookies to improve the User experience. Use of the system implies acceptance of such practices.

18. Contact

For inquiries related to these Terms of Service, you may contact IT PROGRAMMING CORP through the official channels indicated in the system.

TÉRMINOS DE SERVICIO – DMS SYSTEM

Última actualización: 12 de febrero de 2026

IMPORTANTE: Antes de utilizar DMS System, lea cuidadosamente este documento. Al acceder o utilizar el sistema, usted confirma que ha leído, comprendido y aceptado estos Términos de Servicio. Si no está de acuerdo con ellos, debe abstenerse de utilizar el sistema.

1. Aceptación y alcance de los Términos

Estos Términos regulan el acceso y uso de DMS System. Al utilizar el sistema, usted declara tener capacidad legal para aceptar este acuerdo. Si utiliza el sistema en nombre de una organización, garantiza que cuenta con la autoridad necesaria para obligarla a cumplir estos Términos.

El uso continuo del sistema implica la aceptación de la versión vigente de estos Términos y de la Política de Privacidad correspondiente.

2. Modificaciones de los Términos

IT PROGRAMMING CORP como propietaria de DMS System puede actualizar o modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigor desde su publicación en el sistema o en el sitio web oficial. Es responsabilidad del Usuario revisar periódicamente este documento. El uso del sistema después de cualquier actualización constituye aceptación de los cambios.

3. Cambios en el sistema y disponibilidad del servicio

IT PROGRAMMING CORP puede modificar, suspender o descontinuar DMS System total o parcialmente, sin previo aviso. Esto incluye cambios en funcionalidades, horarios de operación o disponibilidad de módulos.

Aunque se realizan esfuerzos razonables para mantener el sistema disponible y estable, no se garantiza que funcione sin interrupciones, errores o fallas. Podrán realizarse mantenimientos programados o imprevistos que afecten temporalmente el acceso.

4. Propiedad intelectual

4.1 Contenido y software

Todo el contenido de DMS System —incluyendo diseños, textos, gráficos, logotipos, íconos, imágenes, formularios, código fuente, bases de datos y documentación— es propiedad de IT PROGRAMMING CORP o de sus licenciantes, y está protegido por leyes de propiedad intelectual.

4.2 Marcas y signos distintivos

Las marcas, nombres comerciales, logotipos y demás signos distintivos asociados a IT PROGRAMMING CORP o DMS System son propiedad exclusiva de la empresa. No se concede ningún derecho de uso sin autorización previa por escrito.

4.3 Licencia limitada

Se otorga al Usuario una licencia limitada, revocable, no exclusiva e intransferible para utilizar DMS System únicamente con fines operativos relacionados con servicios de salud. Cualquier uso no autorizado, incluyendo reproducción, distribución o modificación del contenido, está prohibido.

5. Confidencialidad

5.1 Información confidencial

Se considera Información Confidencial toda información no pública que una parte revele a la otra y que, por su naturaleza o circunstancias, deba entenderse como confidencial. Esto incluye, sin limitarse a ello, la arquitectura, diseño, lógica de negocio, precios y documentación de DMS System.

5.2 Obligaciones

La parte receptora deberá proteger la Información Confidencial con el mismo nivel de cuidado que utiliza para proteger su propia información sensible, y no podrá divulgarla a terceros salvo a empleados o contratistas que necesiten conocerla y estén sujetos a obligaciones de confidencialidad equivalentes.

5.3 Exclusiones

No se considera confidencial la información que:

Sea de dominio público sin incumplimiento de estos Términos.
Ya fuera conocida por la parte receptora sin obligación de confidencialidad.
Sea recibida legítimamente de un tercero sin restricciones.
Sea desarrollada de forma independiente sin uso de información confidencial.

La información podrá divulgarse si así lo exige la ley o una orden judicial, previa notificación a la parte reveladora cuando sea posible.

6. Cumplimiento normativo, HIPAA y PHI

Si usted es un proveedor de servicios de salud o una entidad cubierta por HIPAA, reconoce que el uso de DMS System puede implicar el tratamiento de Información de Salud Protegida (PHI). En tal caso, su uso del sistema estará sujeto a un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA) entre usted e IT PROGRAMMING CORP.

Usted es responsable de garantizar que el uso del sistema cumpla con HIPAA y demás leyes federales y estatales aplicables.

6.1 Acceso de empleados

Los proveedores pueden autorizar a sus empleados a utilizar el sistema. El proveedor será responsable por las acciones de dichos empleados, incluyendo accesos indebidos o violaciones de privacidad.

6.2 Capacitación

Los proveedores se comprometen a capacitar a su personal en el uso del sistema, en las obligaciones de privacidad y seguridad, y en el cumplimiento de estos Términos.

6.3 Consentimiento de pacientes

El proveedor declara que ha obtenido todos los consentimientos y autorizaciones necesarios antes de ingresar o transferir información de salud al sistema.

7. Cuentas y credenciales

7.1 Verificación

IT PROGRAMMING CORP puede verificar la identidad o condición profesional de los usuarios registrados como proveedores. Si no es posible verificar la información, la cuenta podrá ser suspendida o cancelada.

7.2 Seguridad de credenciales

El Usuario es responsable de mantener la confidencialidad de su nombre de usuario, contraseña y cualquier otro dato de acceso. Toda actividad realizada con sus credenciales se considerará realizada por el Usuario.

8. Uso permitido y prohibiciones

El Usuario se compromete a utilizar DMS System únicamente para fines legítimos y conforme a la ley. Se prohíbe:

Intentar vulnerar la seguridad del sistema.
Acceder sin autorización a cuentas o datos de terceros.
Modificar, descompilar o realizar ingeniería inversa del software.
Utilizar técnicas de extracción masiva de datos sin permiso.
Publicar contenido falso, ofensivo, ilegal o que viole derechos de terceros.
Utilizar el sistema para actividades fraudulentas o ilícitas.
Infringir derechos de propiedad intelectual.

9. Consecuencias del incumplimiento

IT PROGRAMMING CORP podrá suspender o cancelar su cuenta si detecta incumplimientos de estos Términos o actividades que pongan en riesgo la seguridad del sistema o de otros usuarios.

El Usuario será responsable por cualquier daño, multa o costo derivado de su incumplimiento.

10. Pagos, planes y cancelaciones

Las tarifas y características del servicio dependerán del plan contratado. Las tarifas deben pagarse en los plazos establecidos. Salvo que la ley disponga lo contrario, los pagos no son reembolsables.

El retraso en los pagos puede generar suspensión del servicio y cargos adicionales.

11. Duración y terminación

Estos Términos permanecerán vigentes mientras exista una relación activa entre el Usuario e IT PROGRAMMING CORP.

Los planes pueden renovarse automáticamente salvo notificación previa de no renovación.

Tras la terminación, el acceso al sistema cesará inmediatamente. IT PROGRAMMING CORP podrá ofrecer un período limitado para exportar datos antes de eliminarlos de forma permanente.

12. Descargo de responsabilidad

DMS System se proporciona "tal cual" y "según disponibilidad". IT PROGRAMMING CORP no garantiza que el sistema esté libre de errores, interrupciones o fallas.

13. Firma Electrónica

DMS System incluye funciones que permiten a los Usuarios firmar documentos, consentimientos, autorizaciones y otros registros mediante firma electrónica. Al utilizar estas funciones, usted reconoce y acepta lo siguiente:

13.1 Validez legal

Las firmas electrónicas generadas a través de DMS System tienen la misma validez y efecto jurídico que una firma manuscrita, siempre que la ley aplicable lo permita. Esto incluye, entre otras, las disposiciones de la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN Act) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA).

13.2 Responsabilidad del Proveedor de Servicios de Salud

Si usted es un proveedor de servicios de salud, declara y garantiza que:

Utilizará la función de firma electrónica únicamente para documentos que puedan ser firmados electrónicamente conforme a la ley.
Ha informado adecuadamente a los pacientes sobre el uso de firmas electrónicas.
Ha obtenido cualquier consentimiento adicional requerido por normativas estatales o federales.
Verificará la identidad de los firmantes cuando sea necesario.

13.3 Documentos excluidos

Algunos documentos no pueden firmarse electrónicamente según la legislación vigente, tales como:

Testamentos o documentos testamentarios.
Documentos relacionados con derecho familiar (por ejemplo, adopciones o divorcios).
Ciertos formularios regulados por agencias gubernamentales que exigen firma manuscrita.

IT PROGRAMMING CORP no es responsable de determinar si un documento específico puede o no ser firmado electrónicamente. Esa responsabilidad recae exclusivamente en el Usuario o en el Proveedor de Servicios de Salud.

13.4 Registro y conservación

DMS System almacena evidencia técnica de cada firma electrónica, incluyendo:

Fecha y hora de la firma.
Identidad del firmante según la información proporcionada.
Dirección IP o identificador del dispositivo.
Versión del documento firmado.

El Usuario es responsable de conservar copias adicionales si así lo requiere su organización o la normativa aplicable.

13.5 Limitación de responsabilidad

IT PROGRAMMING CORP no será responsable por:

Firmas electrónicas obtenidas sin el consentimiento adecuado del paciente.
Errores derivados de la identidad incorrecta del firmante.
Uso indebido de las funciones de firma electrónica por parte de empleados, agentes o terceros autorizados por el Usuario.
Documentos que, por ley, no puedan ser firmados electrónicamente.

13.6 Aceptación del Usuario

Al utilizar la función de firma electrónica, usted acepta que:

Comprende el carácter legalmente vinculante de la firma electrónica.
Autoriza a IT PROGRAMMING CORP a almacenar y procesar la información necesaria para completar el proceso de firma.
No disputará la validez de una firma electrónica únicamente por el hecho de no ser manuscrita.

14. Notificaciones

Las notificaciones deberán realizarse por escrito. IT PROGRAMMING CORP podrá enviar comunicaciones al correo electrónico registrado por el Usuario o mediante avisos dentro del sistema.

15. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se regirán por las leyes del Estado de Florida. Cualquier disputa se resolverá exclusivamente en tribunales estatales o federales ubicados en Florida.

16. Política de Privacidad

La Política de Privacidad describe cómo se recopila, utiliza y protege la información procesada en DMS System.

17. Cookies

El sistema puede utilizar cookies para mejorar la experiencia del Usuario. El uso del sistema implica la aceptación de dichas prácticas.

18. Contacto

Para consultas relacionadas con estos Términos de Servicio, puede comunicarse con IT PROGRAMMING CORP a través de los canales oficiales indicados en el sistema.